Entender y analizar una empresa antes de crear un sistema

Es normal cuando una empresa necesita crear una intranet o servicios operacionales dentro de la empresa, que preparen directamente los requerimientos, contraten una empresa de sistemas, y los desarrollen. Los resultados tienden a ser diarreicos.

También existe la otra opción, los gerentes de la empresa junto a consultores y analistas hicieron un documento precioso y se lo pasan a sistemas, quienes lo hacen tal cual esta escrito, sin tener en cuenta normas de usabilidad, datos, flujos, etc y volvemos a lo diarreico.

Este artículo tratará por ello, primero la recolección de datos eficientes del lado del Marketing, luego el trabajo de sistemas para crear un sólido proyecto.

Conociendo la empresa

El primer paso antes de recolectar datos, es conocer la cultura empresarial de una corporación. Generalmente una empresa, un mundo.


Para ello pueden emplear los siguientes tips:

1. Conversar con los gerentes y mandos medios.
   
2. Organizar un tour por los diferentes departamentos para conocer a los empleados y su labor.
   
3. Solicitar leer las "Bussines Rules" (Si es posible).
   
4. Determinar la magnitud de operaciones de la empresa (Nivel de facturación, personal, etc...).
   
5. Charlar informalmente sobre la empresa, su cultura, etc...
   
6. Crear encuestas anónimas sobre aspectos diversos de la compañía.

Una vez hemos determinado todos estos detalles, debemos sin falta, crear un perfil de la empresa. Notariando para nosotros mismos los siguientes puntos:

1. Operacion general de la empresa: Canal de Ventas, Producción, Servicio, Call-Center Managment, Logistica, etc...
   
2. Organigrama: Quien es quien y cuales son sus responsabilidades.
   
3. Acción de Ventas: Planes, materiales, etc.. Como la empresa se mantiene a flote.
   
4. Reputación Interna: Opiniones de los empleados y gerentes.
   
5. Reputación Externa: Posicionamiento de la empresa respecto a su mercado.
   
6. Reputación Internacional: Si la empresa es multinacional, como se maneja y plantea dentro de los diversos países.

Nota: Es importante conocer con quienes trabajan, por ello por más que el desarrollo se trate de algo pequeño, no vendrá mal estar informado sobre toda la operación que lleva a cabo dicha empresa.

Determinación de Problemas

Una vez logren saber dónde están parados es hora de analizar los inconvenientes que se tiene. Para ello deben como primer cuestión, determinar su objetivo y cuantificarlo. Luego delinear que obstáculos son los que llevan para su no-cumplimiento.

Una vez que se determine cada obstáculo, debemos clasificarlo en un departamento de responsabilidad. Para finalmente clasificar una solución viable para cada obstáculo.

Ejemplo :

Creando Soluciones

Una vez tengamos identificados cada problema, deberemos planear con cuidado cada solución propuesta. Para ello usaremos la hipotésis planteada como solución dentro de nuestro planteamiento. Esta pseudo-solución deberá ser cotejada primeramente por el departamento de origen, para verificar su idoneidad y posibilidades.

Una vez es aprobada, debemos detallar los sub-procesos que nos llevarán a realmente crear una solución eficaz y no tan solo una idea mal ejecutada.

Para hacerlo debemos siempre mantener en vista el objetivo y aplicar la astucia al servicio de la inteligencia.

Ejemplo Solución #1 :

Presupuestación

Un hito importante cuando tenemos el plan, es presupuestar sus diferentes vertientes en un plan serio de costos, para así cotejar que la solución no sea más costosa que el problema.

Una muy buena determinación, es crear etapas de implementación de nuestro plan general, de esta forma los costos no se disparan a las nubes y a su vez se crea un esquema realista de cambio.

Se debe recordar que el cambio es brusco para cualquier empleado o gerente, por lo cual, preveerlo a la hora de presupuestar es un esquema muy interesante.

Tip: Intenten reutilizar recursos propios de la empresa para bajar los costes. Cualquiera planea con millones de dolares soluciones eficientes.

Ejecución/Implementación

Controlen su propio plan. No dejen a los proveedores y a la empresa la implementación de su plan. Pasen todos los días/semanas/meses (Lo que sea necesario) a controlar este todo en orden. Intenten evolucionar al ritmo de su propio plan, para determinar falencias durante su desarrollo que podrían ser beneficiosas de reparar en este momento. Creen innovación controlada.

No se olviden que el resultado final será manejado por humanos, por lo cual no teman en preguntarle a los diferentes departamentos su opinión, planee muestras de trabajo progresivas, etc.

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