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Entender y analizar una empresa antes de crear un sistema

Es normal cuando una empresa necesita crear una intranet o servicios operacionales dentro de la empresa, que preparen directamente los requerimientos, contraten una empresa de sistemas, y los desarrollen. Los resultados tienden a ser diarreicos.

También existe la otra opción, los gerentes de la empresa junto a consultores y analistas hicieron un documento precioso y se lo pasan a sistemas, quienes lo hacen tal cual esta escrito, sin tener en cuenta normas de usabilidad, datos, flujos, etc y volvemos a lo diarreico.


Por ello todavía en el año 2010 seguiremos viendo sistemas rudimentarios como este

Este artículo tratará por ello, primero la recolección de datos eficientes del lado del Marketing, luego el trabajo de sistemas para crear un sólido proyecto.

Conociendo la empresa


El primer paso antes de recolectar datos, es conocer la cultura empresarial de una corporación. Generalmente una empresa, un mundo.


Flujo de operaciones simple de un mercado, imaginen las operaciones entre departamentos de una empresa de importaciones

Para ello pueden emplear los siguientes tips:
  1. Conversar con los gerentes y mandos medios.
  2. Organizar un tour por los diferentes departamentos para conocer a los empleados y su labor.
  3. Solicitar leer las "Bussines Rules" (Si es posible).
  4. Determinar la magnitud de operaciones de la empresa (Nivel de facturación, personal, etc...).
  5. Charlar informalmente sobre la empresa, su cultura, etc...
  6. Crear encuestas anónimas sobre aspectos diversos de la compañía.



Ejemplo base de la estructural empresarial o organigrama

Una vez hemos determinado todos estos detalles, debemos sin falta, crear un perfil de la empresa. Notariando para nosotros mismos los siguientes puntos:
  1. Operacion general de la empresa: Canal de Ventas, Producción, Servicio, Call-Center Managment, Logistica, etc...
  2. Organigrama: Quien es quien y cuales son sus responsabilidades.
  3. Acción de Ventas: Planes, materiales, etc.. Como la empresa se mantiene a flote.
  4. Reputación Interna: Opiniones de los empleados y gerentes.
  5. Reputación Externa: Posicionamiento de la empresa respecto a su mercado.
  6. Reputación Internacional: Si la empresa es multinacional, como se maneja y plantea dentro de los diversos países.

Nota: Es importante conocer con quienes trabajan, por ello por más que el desarrollo se trate de algo pequeño, no vendrá mal estar informado sobre toda la operación que lleva a cabo dicha empresa.

Determinación de Problemas


Una vez logren saber dónde están parados es hora de analizar los inconvenientes que se tiene. Para ello deben como primer cuestión, determinar su objetivo y cuantificarlo. Luego delinear que obstáculos son los que llevan para su no-cumplimiento.

Una vez que se determine cada obstáculo, debemos clasificarlo en un departamento de responsabilidad. Para finalmente clasificar una solución viable para cada obstáculo.

Ejemplo :

OBJETIVO: Mejorar la distribución de productos.

META: Aumentar el rendimiento de logistica para satisfacer las necesidades y llegar a 20.000 hogares más.

OBSTACULOS ENCONTRADOS:
  • Falta de capacitación del personal de logistica. [ RRHH ] -> Crear un sistema de capacitación.
  • Sistema inoperante. [ IT ] -> Desarrollar un nuevo sistema que solucione los problemas y mejore el rendimiento.
  • Inexistencia de un esquema de pickeo. [ WH e IT ] -> Catalogar los productos e indexarlos al sistema nuevo.
  • Rutas ineficientes. [ Logistica ] -> Contratar servicios de geoposición y mapeo inteligente.
  • Falta de productos. [ Fábrica ] -> Crear un canal de comunicación más eficiente entre Ventas y la Fábrica.

Creando Soluciones


Una vez tengamos identificados cada problema, deberemos planear con cuidado cada solución propuesta. Para ello usaremos la hipotésis planteada como solución dentro de nuestro planteamiento. Esta pseudo-solución deberá ser cotejada primeramente por el departamento de origen, para verificar su idoneidad y posibilidades.

Una vez es aprobada, debemos detallar los sub-procesos que nos llevarán a realmente crear una solución eficaz y no tan solo una idea mal ejecutada.

Para hacerlo debemos siempre mantener en vista el objetivo y aplicar la astucia al servicio de la inteligencia.

Ejemplo Solución #1 :

Plan para RRHH: Crear un sistema de capacitación

Ejemplo Incorrecto:
1. Crear un manual explicativo de las nuevas operaciones y los objetivos de la empresa.

Ejemplo Correcto:
  • Crear un CD interactivo de operaciones.
  • Instaurar un nuevo sistema de beneficios/incentivos para los empleados que sigan las politicas.
  • Detallar los problemas frecuentes en las operaciones.
  • Crear un video institucional sobre los problemas frecuentes.
  • Organizar un seminario de capacitación enfocados a los problemas frecuentes.
  • Introducir sistemas de unión y confianza durante el seminario.
  • Poner a pruebar en un grupo de control la lectura del nuevo CD y los contenidos de los videos.
  • Distribuir/Ejecutar.



Ejemplo de un plan de tareas delineado nitidamente

Presupuestación


Un hito importante cuando tenemos el plan, es presupuestar sus diferentes vertientes en un plan serio de costos, para así cotejar que la solución no sea más costosa que el problema.

Una muy buena determinación, es crear etapas de implementación de nuestro plan general, de esta forma los costos no se disparan a las nubes y a su vez se crea un esquema realista de cambio.

Se debe recordar que el cambio es brusco para cualquier empleado o gerente, por lo cual, preveerlo a la hora de presupuestar es un esquema muy interesante.

Tip: Intenten reutilizar recursos propios de la empresa para bajar los costes. Cualquiera planea con millones de dolares soluciones eficientes.

Ejecución/Implementación


Controlen su propio plan. No dejen a los proveedores y a la empresa la implementación de su plan. Pasen todos los días/semanas/meses (Lo que sea necesario) a controlar este todo en orden. Intenten evolucionar al ritmo de su propio plan, para determinar falencias durante su desarrollo que podrían ser beneficiosas de reparar en este momento. Creen innovación controlada.

No se olviden que el resultado final será manejado por humanos, por lo cual no teman en preguntarle a los diferentes departamentos su opinión, planee muestras de trabajo progresivas, etc.

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