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Así se organizó Adobe en Vivo 2009

Este año hacer el Adobe en Vivo 2009 realmente fue una proeza de organización, tiempo, dinero y distancia, donde siempre estuvimos muy ajustados en todo, con la navidad a la vuelta de la esquina se nos hacía muy complicado cuadrar las fechas, buscar las cosas necesarias y por sobre todo, llevar un evento de gran nivel a la comunidad. Todo empieza el primero de diciembre cuando le comento a @eporroa y @fernandoflorez que era tiempo de coordinar para lograr hacer Adobe en Vivo.

¿Organizar el Adobe en Vivo?


La pregunta por parte de ellos fue: ¿para cuando?... teníamos 18 días para organizarlo y dejar todo 100%, por supuesto la respuesta fue: estás loco!!!... y claro, eso no es novedad, ya habíamos hecho en el 2008 el mismo evento en el mismo tiempo pero con grandes diferencias: primero, el año pasado la conferencia era el último día de noviembre, muy lejos de navidad y reuniones de fin de año; segundo, el evento anterior fue con 4 conferencistas internacionales y 4 nacionales.



Este año era distinto, tendríamos a 11 extranjeros en escena y la fecha sería a no más de 5 días para navidad. Era realmente una locura y estábamos felices por el reto que enfrentábamos. Bueno, aparte habría que sumarle que yo (@eldervaz) me encontraba en México y tenía el dinero en mi cuenta en Perú.

Buscar a los conferencistas


Lo primero a hacer fue enviar un mail a los Adobe User Group Manager Hispanos y representantes de la movida web/diseño/programación actual, preguntando sobre su disponibilidad de ir a Perú a dar una conferencia entre el 18 y 21 de diciembre considerando que algunos estaban de vacaciones, o se encontraban cerrando los proyectos del año que acababa, o simplemente viajaban fuera de su ciudad. Teníamos que armar al equipo lo más pronto posible. Para nuestra alegría, todos estaban muy emocionados y contentos de poder viajar a Perú y participar en el evento. Ahora el problema era... seleccionar quienes participarían, ardua y dura labor realmente. Por suerte, se logró un acuerdo y algunos decidieron viajar el próximo año y se pudo tener la relación final de conferencistas para el 2009, que se mantuvo en secreto hasta días antes del evento. Este proceso demoró algo de 5 días. La lista final incluyendo a peruanos quedó en:

  • John Koch de Adobe EEUU
  • Maximiliano Firtman de Argentina
  • Luis Felipe Ramirez de Chile
  • Marlon Ceballos de Colombia
  • Paul Salazar de Costa Rica
  • César Soplín de Perú
  • Luis Sosa de República Dominicana
  • Edgar Parada de México
  • Michael Borbor de Ecuador
  • Raúl Jimenez de España
  • Elder Vasquez de Perú
  • Freddy Vega de Colombia
  • Fernando Florez de Perú

Lamentablemente, Christian Van Der Henst de Guatemala no logró renovar su visa a Perú (ajjj) y no pudo viajar a tiempo :( Demian Borba de Brasil tampoco pudo asistir por que ya no había cupos hasta enero :(

El Auditorio


Paralelamente, junto a @marutamayo y @fernandoflorez nos pusimos a buscar un auditorio que pudiera albergar a todos los asistentes, teniendo en cuenta que los días destinados para el evento eran 19 o 20 de diciembre, la mayoría de posibles lugares estaban ocupados con fiestas de fin de año, reuniones de empresas y conferencias de combis, la búsqueda se hizo interminable, la mayoría que encontrábamos no superaban las 100 butacas. Así que faltando 5 días se logró, gracias a google, encontrar un Hotel con disponibilidad y con suficiente capacidad para llevar el evento, pero para el domingo 20, insistí para que sea el sábado 19, pero no se pudo (por suerte).

Las reservas de avión


Luego pasamos a las compras de los ticket de avión, como ya se pueden imaginar buscar vuelos en estás fechas fue cansado, ya que la mayoría de vuelos estaban copados o simplemente costaban un 50% a 80% más de lo normal. Primero fue encontrar que los conferencistas lleguen el 18 de diciembre, tarea realmente complicada porque si encontrábamos vuelo, se reservaba e inmediatamente se avisaba a la persona para saber su confirmación (fecha, ubicación, etc) y aveces no se lograba y se perdía la reserva, entonces volver a buscar nos sacaba un precio más alto, aumentando el presupuesto de tickets. Aquí entre esas reservas se perdió el vuelo de Demian Borba de Brasil, que lamentablemente no pudo viajar a Perú. Algunos conferencistas tuvieron que llegar un día antes, en el caso de @edgarparada llegar 2 días antes, o @elecash 4 días antes.

Hospedaje


Otro asunto dramático fue el Hotel, ya que me di cuenta que estás fechas muchas personas viajan a Lima y reservan los departamentos que usamos el año pasado, así que nuestra búsqueda paso de departamentos a casas, sin éxito, así que terminamos viendo hoteles. No se si decir, por suerte, pero si logramos encontrar un hotel en el centro de Miraflores, las instalaciones me parecieron adecuadas ya que originalmente nadie dormiría y todos la pasaríamos bebiendo a mil.

En coordinación con el hotel, este recogería a cada uno de los conferencistas... y era de esperarse... sin éxito alguno, algunos llegaron al hotel por sus propios medios, o por suerte lograban ubicarlos, pero en su mayoría fue fail total... (mode mexicano: pinche hotel)

Con eso teníamos todo coordinado y listo para funcionar. El viernes 18 llegarían todos los conferencistas, yo estaba felíz hasta ver mi ticket de avión y enterarme en ese momento que yo sería el último en llegar... muy cómico ser el organizador y ser el último en llegar a Perú.

Gracias a @fernandoflorez, @cesars y @eporroa los visitantes pasaron buenos momentos en Lima mientras yo llegaba, me iba enterando de las llegadas de todos vía twitter y email.

La web


El website de este año se hizo en Flash CS4, toda la planificación, concepto, diseño, desarrollo del site, registro y Base de Datos y demás estuvo a cargo de Erik Porroa y un servidor :) se hizo todo en tiempo record, 3 horas en total, desde inicio a fin y por suerte cumplió.


Me subí a otro avión


Luego pasó algo increíble, mi vuelo de Monterrey al DF se retrasó por una hora ya que inexplicablemente... NO HABÍA VUELO!!!! (gracias aeromexico) así que entre gestiones y coordinaciones de las lindas counters lograron subirme a un avión. Buscando mi asiento y al verlo ocupado, me senté al costado y pregunté de curioso que asiento tenía, y efectivamente era el mio... lo tomé con gracia ya que supuse que revendieron el ticket. Momentos después mi curiosidad me hizo ver el número de vuelo y era distinto al mio :O :O :O Me asusté y dije: Dios mio a donde voy!!!! No recuerdo bien que ciudad era la que me dijo el señor que estaba a mi lado, pero definitivamente no era en México!!! Me paré y corriendo hasta la puerta me encontré con una agente del aeropuerto que me buscaba para bajarme XD Me dijeron que fue un error y que no era ese mi avión, por suerte se dieron cuenta en tierra.

Esperé y tomé mi avión rumbo al DF, pregunté como 10 veces a muchas personas si realmente ese era mi vuelo y si efectivamente viajaba al DF ¬¬

En el DF, literalmente corrí para encontrar mi conexión rumbo a Lima, y por 4 minutos llegué al gateway 52, pero en mi caso yo tengo una forma migratoria que había que sellar a mi salida de México, así que el de la puerta, muy hábilmente me pidio que vaya a sellarlo, mientras el reverendo HDP vendía mi ticket a otra persona. En la fila de migraciones pedí supliqué me dejaran poner primero en la fila, por suerte aquel español con cara de Madonna accedió. Regresé corriendo al gateway y nuestro amigo me dijo que era tarde, aun estando en hora, y que ya habían tomado mi asiento, otra vez GRACIAS AEROMEXICO!!!!!! Era impresionante, estaba en hora, estaba en el gateway y no me dejaron subir porque esta aerolínea había sobrevendido los cupos del avión. Mantuve la calma y respiré antes de regresar deportado a Perú por asesinato, otros pasajeros me dijeron que eso era lo "normal" así que fui a reclamar.

Lo gracioso es que otra linda counter me comenzó a buscar otro avión para ir a Perú, encontrando vuelos para el 26 de diciembre, jajaja, incluso buscaron en otras aerolíneas sin éxito. Entonces recurrí a decir que era increíble que no me dejaran tomar el avión estando a tiempo! y que todo fue porque en Monterrey no había el vuelo a la hora indicada. Así que después de 2 horas de trámites y de que seguro, sacaron a otros pasajeros, me programaron el vuelo para el día siguiente (pobres personas que cancelaron sus ticket para hacerme subir). Así que llegaría la amanecida del domingo, que por suerte fue domingo el evento, sino, me lo hubiese perdido.

Aeromexico me llevó a un hotel muy bueno y me convencieron con comida ilimitada :P así que no la pasé tan mal. Duante la noche me puse a revisar las coordinaciones con los visitantes y entre llamadas con Edgar (que me odia) me iba enterando que estaban ya todos en Perú tomando.

El sábado tenía dos reuniones, la primera de 2 horas con John para el resumen anual y proyección del 2010 y la segunda reunión de 4 horas con los Manager de Adobe que estaban en Perú, así que mi participación fue vía Adobe Connect que me salvó el día. Lamentablemente me perdí el día donde salieron a conocer un poco Lima.

Aun en el DF, llegué al aeropuerto 4 horas antes, verifiqué que todo estaba bien, que mi equipaje ya había llegado a Perú y que mi asiento estaba tatuado mi nombre, así que ya en paz pude comer (más) muy tranquilo. Ya en el avión me puse a hacer mi presentación para el evento :P

Ya en Perú


Llegué a Perú el domingo a la 1am y para mi mala suerte llegaron otros aviones a la vez, así que migraciones estaba muy, muyyy, muyyyyyyy lleno, hice una fila de 2 horas para poder salir de ahí y buscar mi maleta que había llegado un día antes. Por suerte la tenían lista.

A las 3 y 30 de la mañana llamé a fernando pensando que estarían aun bailando al ritmo del Grupo 5, pero no, estaba dormido XD así que solo me quedaba verlos a todos al día siguiente en el evento. Me fui a comer un ALF U_U

Llegué a mi casa a las 5am, después de verificar que todos estaban dormidos en el hotel, y solo atiné a bañarme y prepararme para el evento. me bañe y me puse mi ropita y salí de mi casa a las 7am, rumbo al auditorio para verificar que todo estaba en orden y por suerte, efectivamente, todo estaba ok.

A las 8am me fui a tomar desayuno con John mientras cerrábamos unos puntos pendientes y esperamos que los conferencistas estén listos para salir. Y para variar, comí muuucho en el desayuno :)

A las 9:15 estaba en el hotel y ya todos estaban listos, los conocí en persona al fin y nos reíamos mucho todo lo que pasó. Tomamos varios taxis llevando a todos pero como siempre Freddie tardó en salir así que el fue conmigo, y por fin llegamos al auditorio.

Hora de empezar la conferencia


Les soy sincero, era domingo 9:40 am, domingo, si domingo y cerca a las 10am, mi idea era que poca gente estaría presente e irían llegando poco a poco. Para mi sorpresa, entramos y ya estaba casi lleno, me sorprendió mucho realmente, me alegré y pude ya respirar muy tranquilamente.

Mientras saludaba a varios y recibía las burlas por mi peinado, lo delgado que estaba y mi nuevo acento mexicano norteño, la gente fue entrando en confianza y ya me sentía al fin frente a un auditorio lleno de peruanos.

El resto ya lo puso Marlon en el resumen, así que no les detallaré más. Solo agregar que luego fuimos a cenar a la calle de las pizzas, eramos 18 personas y fue muy complicado encontrar un lugar y, para ser honesto, fue muy complicado sentarnos. Nos dimos cuenta que la mayoría que estábamos ahí teníamos algo de programador (si es que no lo era) y encontramos muchas formas de poner las mesas para que entremos todos.

Fue un gran evento, de gran nivel y por sobre todo lleno de amigos que solo buscamos la integración de comunidades. Se llegaron a muchos acuerdos, y se dejó sentado que las comunidades juntas hacen realmente muchas cosas interesantes.


Edgar


Elecash


Fernando


Freddie


Luis Felipe


Luis Sosa


Marlon


Maximiliano


Michael


Paul


Cesar


Adobe en Vivo se convirtió sin querer en marca de conferencias internacionales, uniendo a grandes personajes del medio y que si se puede hacer grandes cosas en nuestro idioma.

No sabemos donde será el próximo Adobe en Vivo, ya que será fuera de Perú, pero donde sea que se haga, sabemos que podemos contar con grandes amigos como los conferencistas que vivieron a Perú, los que se quedaron con las ganas pero que igual nos apoyan y a los asistentes que son nuestro motivo para hacer estas locuras solo en favor de la comunidad.

El resultado del evento fue el esfuerzo de muchos y a todos ellos muchas gracias, nos agradó tener a tanto nivel en esta conferencia, los temas fueron realmente impresionantes y la gente que asistió, se quedó las 13 horas que duró la charla, realmente impresionante!!!! El auditorio no dejó de estar lleno y eso nos alegra mucho y realmente nos llena de satisfacción y es en recompensa a todo lo narrado aquí. Gracias realmente.

Nos vemos en el Adobe en Vivo 2010

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