La verdad detrás de Mejorando.la Conferencia México 2014

Mil cien personas, creadores de lo mejor de la web en México, se reunieron un sábado, junto con veinte veces más personas en streaming, para una conferencia llena de alegría.

La historia detrás de cómo ocurrió, en cambio, fue muy diferente.

Un mes antes del evento

La idea era reurnir a nuestros estudiantes. Charlar de la plataforma, de lo que queremos crear, escuchar el feedback, pasarla bien. No queriamos un gran evento.

Las conferencias son un mega proyecto. Vuelos, hoteles, keynotes, lanzamientos, proyectores, luces, cámaras, internet, logística, comida, horarios, coordinación y más coordinación. El dolor es inmenso.

Centraal nos ofrecía ser un gran partner para hacer algo de escala media. Un gran coworking con un area de eventos para 300 personas. Sonaba genial. ¡Es un sábado entero¡ ¿Cómo iban a llegar más de 300 personas?

Una semana antes del evento

Van 600 registrados. Es lunes. El evento es el sábado. Nuestro último evento en México fue tan terrible. Contratistas incumplidos y problemas de última hora. No queriamos volver a vivirlo.

Entra Luis Lopez, @lulomx, fundador de Bandtastic y profesor del Curso de Diseño de Interfaces y UX.




Y lo hizo. Pero a un presupuesto imposible de cubrir para nosotros.



Luis, junto con su socio Daniel, fueron héroes. Conseguimos el Auditorio Blackberry. Un lugar de eventos tan grande y épico que antes de nosotros, fue el venue del concierto de Lorde.


¡LORDE!

Tres días antes del evento

Llegué de primeras al DF, mientras mi equipo se preparaba para viajar en Bogotá. Me enteré de varias cosas:

• El auditorio está especializado en conciertos
  
• No tiene proyector
  
• No tiene pantalla de proyección
  
• No tiene audio
  
• ¡No tiene electricidad!

Porque es para conciertos. Los artistas traen una maquinaria gigante. Pantallas LED, luces gigantes, fuegos artificiales. Esos conciertos son alimentados por masivas plantas diesel de electricidad.

El costo adicional sería gigante.

Jueves

Me senté en la oficina de OphCourse y llamé. Googlee y llamé. Y llamé. Y coticé en todo México lo que me faltaba. Horas después, terminando el día, conseguí:

• Una pantalla de 4m x 3m
  
• Un proyector de 5,000 lumenes
  
• 6 altavoces, consola de audio y 3 microfonos
  
• Una planta eléctrica diesel de 30KW

Todo por un 30% del precio. Respiré. Mi equipo aterrizó. Todo está bien en el mundo.

Viernes

"La planta debe ir en el estacionamiento" decía el auditorio.

"La planta va montada en un camión, yo la parquéo en la calle", dijo GeneraShow, el proveedor.

"Está prohibido que la planta vaya afuera", auditorio.

"¡Llevo 10 años haciendo eventos y siempre las dejamos afuera!", GeneraShow.

"Llevo acá desde que inició el auditorio hace doce años y nadie las deja afuera", auditorio.

ARGH.

"¡Por favor entrenla al estacionamiento!" dije yo.

"Es un camión de tres metros y el estacionamiento mide 2.40. No cabe" responde GeneraShow.

"¿Me pueden dar una opción?"

"Voy a ver si consigo una pickup, yo te llamo"

Ophelia Pastrana me había prestado dinero. Lulo también. No teniamos efectivo usable en México y gracias a ellos pagamos el auditorio y la planta por adelantado. No había marcha atrás.

Había una montaña de cosas por hacer aún. Assets de diseño para el streaming, probar cámaras, calibrar el Caster, preparar detalles de los Keynotes, probar los servers para que aguantaran la carga... tantas cosas.

Y al parecer no tendría electricidad.

Viernes, 9pm.

Mil personas registradas. Doce horas para el evento.

"OK, conseguí una pickup", dijo GeneraShow. Y todo estuvo bien.

Esa noche no dormí. Preparé, verifiqué, volví a arreglar y optimicé el contenido de la conferencia hasta las 4am. El resto del equipo támpoco durmió. Cerré los ojos de 4am a 5:30am. Me bañé e inyecté café en las venas.

Iba a ser un día genial. El esfuerzo lo merecía.

SÁBADO, EL DÍA DEL EVENTO, 7:30AM

"No, pues, la planta no sube al estacionamiento, porque la pickup no sube", respondió GeneraShow.

"¿¡Qué!? ¿¡Ya la intentaron subir!?" pregunto yo.

"No, es que no sube."

"¿Por qué no sube?"

"Está muy fuerte la rampa, va a derrapar la camioneta."

"¡Maldita sea!"

Con la ayuda del gerente de producción del evento, convencimos al operador de GeneraShow de intentar subir la planta con la camioneta con nosotros empujando detrás.

La verdad, nadie empujó ni hizo fuerza. La camioneta subió perfecto. Sin dramas. El operador simplemente no quería subirla. Viva México.


A las 8:30am, a una hora de que iniciara el evento, los operadores de GeneraShow empezaron a tender cables eléctricos hacia el auditorio. Un complejo proceso de empalme de puntas, canaletas complicadas y metros y metros de camino.

A las 9:00am, la fila de entrada le daba la vuelta a la manzana. México había respondido, todos querían ser parte. Estaba feliz y emocionado de lo que lograriamos y asustado de no poder cumplir.

En Internet, todos esperan a que iniciara el streaming online. El cable eléctrico al fin llegó. Cableamos todo y encendimos el caster.

Y el Caster no encendía.



Por dentro estaba desarmado. Tocaba rearmarlo.

También: El auditorio no tenía luz suficiente para iluminar a los conferencistas y los monitores del Caster eran DVI y sólo teniamos cables VGA.

Y eran las 9am.

Es en los peores momentos donde descubres lo mejor de las personas.

En Bogotá, Carlos H. Paredes arrancó el plan B y usando el Caster2 de allá empezó a transmitir una señal de espera y calma a la audiencia online.

Adán Sanchez, colaborador, salió corriendo a comprar cables.

Ophelia Pastrana nos prestó todo el hardware de luces y audio que pudo y nos salvó la vida justo a tiempo.

Guillermo llegó con cables eléctricos que faltaban y todo el animo de ayudar a organizar todo.

Pablo nos trajo dos mesas (el auditorio, por dios, no provee mucho) para el streaming y los conferencistas.

Estabamos listos a iniciar el evento, cuando el auditorio nos dijo que estaba prohibido entrar mochilas (backpacks) "por seguridad". Una regla vestigio de conciertos que para un evento geek por dios que no aplicaba.

Fue gracias al poder de negociación de Christian Van Der Henst que logramos convencerlos que estaba bien traer mochilas.

A las 10am al fin teniamos todo cableado, gente sentada, internet funcional y el streaming corriendo con cámaras listas. Todo saldría genial.


Fue a las 10:01am del sábado que la planta eléctrica diesel de 30KW de GeneraShow estalló.

GeneraShow, te odio. Te odio con el alma. Este post es para ti. Puedes tener precios razonables y diez años de experiencia eventos, pero el sábado tu planta mal mantenida y tu equipo de gente perezosa e inoperante hizo de mi vida un microinfierno que me recordó el significado del verdadero amor.

Sábado, 10:10am, el ClusterFuck

¿Qué haces cuando no hay electricidad, no se han probado proyectores ni audio y tu única oportunidad de arrancar el evento acaba de estallar?

Todo mi cerebro recableó cada conexión sináptica. Todas mis neuronas se encendieron con diversas emociones y sentimientos. Me permití diez segundos de frustración y me enfoqué únicamente en que este evento ocurriera.

Pedí a Ophelia y Christian que consiguieran opciones y dedicaran el 100% a esto, mientras yo hacía lo mismo. Diego Miramontes, organizador de mil startup weekends, llegó en minutos a buscar otros proveedores. Christian habló con el auditorio. Yo llamé al proveedor super caro de conciertos que el auditorio ya tenía.

¿Y las mil personas sentadas en la conferencia, preparados para iniciar?


Christian y yo nos turnamos en hablar con ellos. Darles una mini conferencia de entrada. Mezcla de datos increíbles del mundo tech de México y standup comedy. Les contamos lo que pasaba, les hablamos de lo mágico de su país, del increíble mercado que son y del gran crecimiendo de la industria.

Christian hablaba diez minutos, yo coordinaba soluciones. Yo charlaba otros diez min, Christian negociaba con el auditorio opciones. Una hora de charla, espera, confirmaciones.

Por lo que me contaron, las personas en la audiencia no lo notaron y nuestra misión se cumplió.

Mi plan A de usar la planta de conciertos nos costaría 2X lo que teniamos de dinero. Les dije que sí. Llegarían en una hora.

¡UNA HORA!

Eran las 10:30am. El evento iniciaba a las 9:30am.

Christian logró un plan mejor y negoció conectarnos a la caja de luz maestra del auditorio. En veinte minutos estariamos con electricidad lista y funcional. Sólo necesitaba comprar tiempo.

Sin slides, sin poder, sin proyector, di de memoria mi keynote de startups internacionales que no tenía planeada para este evento. Descubrí que ya eramos trending topic en Twitter. Sin transmitir un sólo segundo de conferencia aún.

Los últimos diez minutos hicimos pruebas de vuelo de Drondinez, el dron de Mejorando.la, dentro del auditorio. Fue genial. Señal online probada, proyector y audio conectados, cámaras listas.

El evento arrancó.

11:00AM: "Nadie recordará la planta"
Prometí que el evento sería tan genial que, al final, nadie recordaría la planta eléctrica estallada con más que risa.


Anunciamos el nuevo sistema de Carreras de Mejorando.la y el Curso de Programación desde cero, gratis para todos. Carlos Jimenez, Harvey Forero, Leonidas Esteban, Mike Nieva y Juan Pablo Rojas dieron grandes charlas.


Almuerzo, break de una hora a la 1:30pm. No comí absolutamente nada. Revisé todo, hablé con la audiencia online, conecté con estudiantes en el auditorio, tomamos fotos, regalamos cosas, preparé lo que seguía.

Volvimos con las charlas Ignite. Tuvimos grandes exponentes del emprendimiento mexicano, en especial a las espectaculares May Alba y Ophelia Pastrana.

Al final, llegaron Lulo y Daniel, responsables de empujarme a hacer el evento a lo grande. Contaron, junto con sus socios, la historia detrás de Bandtastic, la empresa de ellos que luchó hasta la muerte.

Christian Van Der Henst cerró el evento revelando cómo destruimos en Mejorando.la el concepto de "ticket de soporte" y tratamos a cada estudiante como una conexión de persona a persona. No de cliente a proveedor.


Drondinez, nuestro drone, entregó muchas camisetas. Hirió a un par de personas y se estrelló muchas veces. Sobreviviendo todo. Es el mejor drone del mundo. Todos lo amaron, incluso las personas a quien Drondinez intentó matar.


¿Y online? Grandes comentarios, un hashtag increiblemente popular, Trending Topic en todas las regiones. Una gran comunidad en Europa y América felices de ver el evento.

Nadie recordó la planta eléctrica y la demora. Más que con risas.

Oh, emprender

Una semana donde no tuve una sola noche de sueño continuo. Donde dimos todo por crear un evento de calidad internacional. Una conferencia que, aunque gratuita, fue la mejor reunión de talento en tecnología del año en México.

Mil cien personas presenciales. Más de cincuenta mil en streaming.

Talentos increíbles. Emprendedores, genios, estudiantes brillantes, miembros de los mejores equipos. Reunidos en un auditorio de conciertos. Aprendiendo e inspirandose en la siguiente gran idea. Listos a crear el futuro de la web.

Esa es la verdadera historia de Mejorando.la Conferencia México 2014.


¿Lo volveriamos a hacer?

Claro.

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