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Crear propuestas comerciales de proyectos para Internet: Los estimados

Durante los 6 años que llevo trabajando de forma independiente en Bogotá (Colombia) son muchas las experiencias que he adquirido en lo que a creación de propuestas se refiere. En esta serie de artículos sobre creación de propuestas deseo compartir con ustedes lo que considero son las principales características que debemos tener en cuenta al crear una propuesta para un cliente.

Nuestro punto de partida es que todas las propuestas deben realizarse por escrito, eso permitirá que tanto el cliente como usted, tengan claro el alcance del proyecto y en caso de diferencias de opinión puedan remitirse a un documento para aclarar las diferencias.

Toda propuesta debe ser por escrito; nunca realice contratos verbales.


En la creación de propuestas comerciales de proyectos para Internet, considero que los dos elementos más importantes son: delimitar el alcance del proyecto y determinar los tiempos para ejecutarlo, a partir de eso se define el precio de nuestro trabajo.


Estimación basada en históricos


Considero que la forma más fácil de estimar un proyecto con cierta certeza, es basarse en los tiempos de proyectos similares realizados anteriormente.

Por eso mi recomendación, que en mi experiencia personal ha sido una buena práctica que adopté y es utilizada por las agencias interactivas en Estados Unidos es: llevar una bitácora de los tiempos de cada proyecto.

Este registro se puede llevar en una hoja de cálculo o buscar una herramienta en Internet que ayude a este propósito. En mi caso, uso dotproject , que permite manejar varios proyectos, los profesionales que trabajan en él, los permisos asignados y generar reportes.

Las actividades deben ser categorizadas para posteriormente facilitar los reportes. Las categorías que sugiero usar son:

  • Gerencia de proyecto: todas las interacciones con el cliente, actividades de dirección del equipo de trabajo y el manejo del presupuesto.
  • Actividades de diseño: todas las actividades relacionadas con diseño gráfico, ilustración y fotografía.
  • Actividades de programación: involucra la generación de HTML, creación de bases de datos, instalación de servidores y la programación de la funcionalidad del proyecto.
  • Actividades de soporte: son las tareas que se realizan con el cliente, posteriores a la entrega del proyecto, durante la vigencia de la garantía.
  • Actividades de QA: realización de casos de prueba, ejecución de las pruebas, reporte y verificación de defectos.
  • Actividades de documentación y capacitación: son todas las tareas relacionadas con capacitar al cliente (o a sus empleados) y la creación de manuales de usuario y de administración.


Cada registro que realicemos de nuestras tareas debe tener como mínimo: fecha de la actividad, categoría de la actividad, descripción de la tarea realizada, duración (en horas) de la actividad. Las descripciones son útiles porque su revisión futura nos permitirá realizar mejores estimados para actividades específicas.

Cuando adoptamos la metodología de que tanto nosotros como nuestro equipo de trabajo registremos diariamente las horas invertidas a cada proyecto, nuestros procesos de estimación de futuros proyectos será más fácil y más preciso.


Estimación basada en puntos funcionales


Podemos encontrarnos con proyectos de desarrollo de software o aplicaciones para Web en las cuales las necesidades de nuestro cliente no son comparables con proyectos anteriores. Para este tipo de proyectos, podemos usar la técnica de los puntos funcionales.

Esta técnica es estudiada en varias universidades y consiste en determinar los requerimientos del sistema y clasificarlos en funcionalidades de nivel alto, medio y bajo. Cuando una funcionalidad sea muy completa y consideremos que su tiempo de solución sea superior a 1 ó 2 días, este requerimiento debe subdividirse en varias actividades de menor alcance.

A cada tipo de requerimientos se le asigna un tiempo, en mi experiencia con PHP, a los requerimientos de nivel bajo, les asigno dos horas, a los de nivel medio, cuatro horas y a los de nivel alto, ocho horas. Para esta clasificación es útil contar con históricos.

Al finalizar, se cuentan los requerimientos de nivel alto, medio y bajo y se multiplica por el tiempo estimado a cada uno y sumamos los subtotales, obteniendo así el tiempo estimado para el proyecto.

Los tiempos para cada nivel de requerimiento pueden verse modificados por el lenguaje, por ejemplo, una tarea puede tomar más tiempo implementarla en Java que en PHP, y también depende las aptitudes de cada persona.

De acuerdo con mis registros históricos, los proyectos enfocados a Internet, son un 80% talento humano y un 20% otros costos de administración, por eso he dedicado este primer artículo a la estimación del talento humano para un proyecto, En las próximas publicaciones presentaré algunas estrategias para transformar esos tiempos en el valor que debemos cobrar a nuestro cliente por nuestro trabajo y en los puntos del alcance del proyecto que pueden modificar nuestros estimados iniciales.

A todos los lectores que utilicen otros métodos de estimación los invito a compartirlo en los comentarios.

Carolina Avila Coral
@pixelgroupnet
@cavila78

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